Coronavírus, queda acentuada nas bolsas, altas cargas tributárias, aumento do desemprego, entre outras. A maior parte das empresas no Brasil vem sofrendo com o peso do revés econômico que os mercados vêm enfrentando no último ano.
Neste cenário, manter-se competitivo requer habilidade, disciplina e muito jogo de cintura. Por isso é tão importante rever os custos das operações de sua empresa.
Utilizamos a especialização em facilities da Work Service para ajudar você e sua empresa a economizar com 8 dicas de como reduzir os custos do seu negócio.
Você vai ver a seguir:
- Analise os seus custos atuais
- Otimize os processos
- Renegocie com fornecedores
- Considere a terceirização
- Crie metas de redução de custos
- Envolva a sua equipe
- Invista em capacitação
- Implante um banco de horas
Veja 8 dicas de como reduzir custos em tempos de crise
1 – Analise os seus custos atuais
Antes de tudo é preciso entender que custos e despesas são conceitos diferentes.
Despesas são os gastos necessários para uma empresa continuar funcionando, isto é, salários administrativos, atividades operacionais, marketing, etc.
Os custos estão associados à entrega de produtos/serviços finais, como aquisição ou produção de bens, matérias-primas, mão de obra, eletricidade, depreciação de máquinas, impostos, entre outras coisas.
Dito isso, uma das primeiras coisas a se fazer quando o assunto é a redução de custos é saber exatamente como e com o que a sua empresa está gastando, certo? Afinal como você pode criar uma estratégia para reduzir custos sem conhecer, em detalhes, a situação atual da sua empresa?
Muitas empresas acabam tendo custos elevados ou desnecessários justamente por desconhecerem os detalhes de seus gastos. Nesse momento é importante registrar todas as despesas, todas mesmo, não importa se pareça um gasto irrelevante, desde a compra do material de escritório até os jantares que o setor comercial oferece aos clientes. No momento de compilar e contabilizar esses números, você verá que gastos que parecem irrelevantes, somados, podem representar uma fatia considerável de suas despesas.
A análise dos gastos por categorias permite que os gestores analisem quais os setores e as atividades da empresa que estão consumindo mais recursos do que deveriam e, a partir daí, fica mais fácil criar estratégias assertivas para a redução de custos.
Pode parecer bobagem, mas muitas vezes estratégias simples como reformular o contrato com a companhia telefônica ou instalar sensores nas lâmpadas podem proporcionar grandes economias. O desafio é justamente identificar quais são esses gastos e isso só é possível através de uma análise consistente dos custos atuais.
A seguir um vídeo do Sebrae Talks que pode ajudar você a definir os custos da sua empresa.
2 – Otimize os processos
A ineficiência das atividades organizacionais é um outro vilão quando o assunto são os custos. Quanto mais eficiente for o trabalho, menos a empresa gasta com horas extras e com energia elétrica, por exemplo, sem contar que considerando uma escala mais ampla, muitas vezes é possível realizar o mesmo trabalho com menos funcionários quando ele é executado da maneira adequada.
3 – Renegocie com fornecedores
Você já parou para analisar as compras realizadas e os serviços que a sua empresa contratou nos últimos meses? Os seus fornecedores realmente representam a melhor opção do mercado, atualmente, em termos de preço e prazo? E a negociação com esses fornecedores, como você está conduzindo esse processo?
Ser fiel a um fornecedor certamente traz inúmeros benefícios, mas é importante sempre estar atento aos preços que a concorrência está praticando. Essa informação pode ser muito útil até mesmo na hora de você negociar com seu próprio fornecedor de confiança.
Uma eventual troca de fornecedores, em alguns casos, pode ser uma solução para a redução dos seus custos, só fique atento para garantir que você está comprando um produto da mesma qualidade ou superior e que a mudança não irá afetar outros setores da empresa.
Por exemplo, um fornecedor pode oferecer a mesma matéria-prima por um preço inferior, mas entregar em um prazo maior e isso pode acabar afetando a eficiência do setor produtivo da sua empresa. Fica sempre atento a esses detalhes.
4 – Considere a terceirização
A terceirização tem se tornado um processo cada vez mais comum para empresas de diferentes portes e que atuam nas mais variadas áreas.
A terceirização é uma alternativa para as empresas que querem economizar com o pessoal (contratações, demissões, treinamentos, encargos) e com atividades operacionais.
Veja aqui 7 benefícios que a terceirização de serviços traz para sua empresa.
5 – Crie metas de redução de custos
Assim como as demais atividades da empresa, a redução de custos deve ser traduzida em metas mensuráveis e realizáveis.
Por exemplo, ao analisar o setor comercial da empresa, constatou-se que houve um aumento expressivo no valor gasto com as impressões. A empresa pode criar metas de economia neste sentido: “Queremos passar de 100 mil impressões por mês para 20 mil dentro de um prazo de três meses”.
A conta telefônica está muito alta? É possível estimular os funcionários a utilizar formas gratuitas de comunicação, como o WhatsApp e Skype.
As falhas operacionais estão causando muito desperdício no setor produtivo? É possível criar uma estratégia para reduzir as falhas operacionais através de treinamentos e assim por diante.
O importante é que a análise dos custos e a criação de estratégias para reduzi-los, seja uma prática contínua e coletiva dentro de uma empresa.
6 – Envolva a sua equipe
Só será possível alcançar os resultados esperados de redução de custos com o apoio e envolvimento do seu time, portanto envolva os colaboradores na sua estratégia. Mostre o quanto aquela redução de custos e melhoria de processos é importante para a empresa e por que ela deve ser levada a sério.
Outra forma de obter engajamento é fazer com que os colaboradores façam parte da formulação da estratégia de redução de gastos. Lembre-se que, por fazer parte do dia a dia de cada setor, os colaboradores podem fornecer sugestões relevantes de como cortar gastos e melhorar os processos na qual estão envolvidos.
Quando a equipe ajuda a descobrir soluções, os membros se sentem mais motivados a se engajar nas ações, o que potencializa os resultados alcançados.
7 – Invista em capacitação
Quanto mais preparados os seus colaboradores estiverem para realizar uma atividade, melhor será o seu desempenho. Quanto melhor o desempenho, menor o tempo necessário para executar uma atividade.
Equipes desmotivadas ou sem capacitação acabam custando muito mais caro para as empresas e este é um custo difícil de ser identificado.
Se, neste momento, a sua empresa não tem recursos disponíveis para contratar palestrantes ou investir em cursos externos, estimule os próprios gestores a organizar treinamentos com a sua equipe. Além do ganho de produtividade, os resultados certamente irão aparecer nas finanças da sua empresa
Veja também: Como efetivamente reduzir custos na sua empresa.
8 – Implante um banco de horas
Uma alternativa para as empresas que querem fugir do custo com horas extras é registrar o tempo excedente trabalhado em um banco de horas. As horas trabalhadas a mais podem virar dias de folga, podem ser utilizadas no dia em que o funcionário precisar ir ao médico ou ver uma apresentação do filho na escola, além disso, elas podem servir para prolongar férias, emendar feriados, etc.
Por fim, ao focar na redução dos custos a empresa passa analisar os seus processos de outra forma e mais do que reduzir os gastos em si. Uma consequência natural desse processo é tornar a empresa mais produtiva e competitiva perante o mercado.
O empresário deve encarar a redução de custos como uma forma de realizar mudanças positivas na sua empresa, sair da zona de conforto e aumentar suas chances de crescer.
Gostou das nossas dicas? Quais estratégias você tem usado para reduzir os custos da sua empresa? Compartilhe sua experiência conosco nas redes sociais. Até a próxima!
